Составление бюджета — весьма важный аспект ведения любого бизнеса. Оно дает нам возможность знать, что мы можем для себя позволить, а что нет, и также определяет несколько ключевых элементов стратегии закупок компании.
Но порой появляется чувство, что между бюджетированием и закупками существует неуравновешенность, который может сделать бесполезными даже самые тщательно подготовленные бюджеты. Без правильных процедур деньги компании способны значительно пострадать, поэтому важно, чтобы требования к бюджету и закупкам оставались на одной странице.
В данной подробной статье, необходимой для профессионалов в области закупок, мы будем рассматривать ключевые детали планирования и управления бюджетом применительно к закупкам. Мы обсудим имеющиеся некоторые очень полезные методы, разрешающие улучшить и урегулировать деятельность по поиску поставщиков для достижения лучших результатов для собственных организаций.
Оценка существующих поставщиков
Может, вы уже работаете с поставщиками и делаете это уже несколько лет, но сейчас вы приметили уменьшение эффективности их работы? Может быть, задержки в цепочке доставок или головная боль, вызванная обслуживанием клиентов, не стоят того в долговременной перспективе?
Если вы хотите найти новых поставщиков, чтобы заменить существующих, или впервые занимаетесь поиском потенциальных поставщиков, вы должны быть в курсе подобных вопросов, как цена, репутация, обслуживание клиентов и время выполнения заказа.
Проверка поставщиков требует времени, однако она того стоит, чтобы найти тех, у кого лучшая цена и хорошее качество товаров, которые при этом вписываются в ваш бюджет.
Итак, что вы можете сделать, чтобы убедиться, что работаете с прекрасными поставщиками? Замечательная система, которую можно применять, — это «10 Cs of Supplier Evaluation» Картера, которая оценивает поставщиков по шкале (к примеру, 1-5) по каждой из указанных ниже областей:
Профессионализм: Насколько хорошо они удовлетворили ваши потребности во время работы с ними?
Производительность: Насколько хорошо они справлялись с большими заказами, имея при этом остальных клиентов?
Обязательства: Насколько надежным партнером они считаются?
Контроль: Контролируют ли они свои процессы цепочки доставок? Здесь также можно выделить их свою надежность; к примеру, постоянно ли они выполняют поставки и подстраиваются ли к неожиданным проблемам?
Финансовые средства: Насколько они сильны в финансовом отношении? Есть ли у них средства, которые дадут возможность им оставаться в бизнесе в трудные периоды? Тут понадобится изучение их положения денег и платежеспособности.
Стоимость: Как дополняют друг друга цены на их товары с расценками на товары их конкурентов?
Очередность: Делают ли они теже самые товары и качество товаров или предоставляют услуги с заметным постоянством?
Культура: Совпадают ли их ценности с вашими в том, что важно для вашей компании?
Чистота: Применяют ли они экологично чистые методы и относятся ли к собственным сотрудникам и соседям с заботой и уважением?
Коммуникация: Совпадают ли их методы общения с вашими? Часто ли они связываются с вами, чтобы понять ваши потребности? Попробуйте вспомнить также кризисные времена — как они общались с вами в подобных вариантах?
2) Управление ключевыми заинтересованными сторонами
Успех закупок в большинстве своем зависит от того, до какой степени все согласны с бюджетом и целями. Поэтому для оптимизации собственных усилий специалисты по закупкам должны стремиться заручиться поддержкой заинтересованных сторон в области финансов и бухучёта. Кстати, рекомендуем почитать про Бюджет закупок, здесь очень детально и подробно написано про это.
Необходимые люди должны собраться вместе, чтобы согласовать бюджет, разработать план и, опираясь на мнение финансовых и бухгалтерских отделов, определить, какую экономию может дать закупка.
Поскольку в компании больше людей, больше отделов и больше затрат, с которыми приходится бороться, чтобы держать операционные затраты под контролем, необходимость поддерживать итоговый результат на высоком уровне акцентирует важность правильного составления бюджета закупок. Конкретно здесь добавочная поддержка со стороны соответствующих заинтересованных сторон придаёт бюджету закупок правдивость и легитимность.
